ما هي الإدارة؟
الإدارة ظاهرة عالمية حيث يتطلب كل فرد أو كيان تحديد الأهداف ووضع الخطط و التنظيم في التعامل مع الأشخاص وتنسيق الأنشطة والتحكم فيها وتحقيق الأهداف وتقييم الأداء الموجه نحو الأهداف التنظيمية. تتعلق هذه الأنشطة باستخدام المتغيرات أو الموارد من البيئة - البشرية والنقدية والمادية والمعلوماتية.
تشير الموارد البشرية إلى المواهب الإدارية ، والعمالة (المواهب الإدارية ، والعمالة ، والخدمات التي تقدمها) ، والموارد النقدية (الاستثمار النقدي الذي تستخدمه المنظمة لتمويل عملياتها الحالية والطويلة الأجل) ، والموارد المادية (المواد الخام والمادية والإنتاجية) المرافق والمعدات) ومصادر المعلومات (البيانات وأنواع أخرى من المعلومات
الإدارة هي في الأساس مبدأ يعتمد علي الجمع بين هذه الموارد داخل المنظمة للوصول إلى أهداف المنظمة بالطرق الناجحة .
مبادى الإدارة (Principles of management)
تم تعريف الإدارة من قبل العديد من المؤلفين / السلطات بطرق مختلفة.. فيما يلي بعض التعريفات المقتبسة في كثير من الأحيان :
يقول خبير الإدارة ، بيتر دراكر : إن المهمة الأساسية للإدارة تشمل التسويق و التفكير والابتكار. ووفقا له " الإدارة جهاز متعدد في كافة الأغراض حيث يدير الأعمال ويدير المديرين ويدير العمال والعمل من خلال قواعد ".
عرّف هارولد كونتز الإدارة على أنها "فن إنجاز الأشياء من خلال طريقة عمل الأشخاص العاملين في مجموعات منظمة رسميًا".
تركز كل هذه التعريفات على أنه من الممكن تحقيق الأهداف التنظيمية من خلال نشر عملية الإدارة (التخطيط والتنظيم والتوجيه وما إلى ذلك) من القرارات لتحقيق أفضل استخدام لموارد المنظمة والإدارة تعمل علي تحويل الجهد البشري إلي نتائج أكثر إثمارًا من خلال الاستخدام الصحيح لموارد المؤسسة وبالتالي إحداث التعزيزات والتنمية.
الإدارة هي عملية التخطيط والتنظيم والقيادة والسيطرة على الموارد البشرية والمالية والمادية والمعلوماتية للمؤسسة لتحقيق الأهداف التنظيمية بطريقة فعالة وفعالة.
مبادئ الإدارة هي الوسائل التي يدير بها المدير الناجح فعليًا ، أي إنجاز الأمور من خلال تمرين الآخرين و التوظيف الصحيح للموارد - بشكل فردي أو في مجموعات أو في مؤسسات علي .
تُعرّف مبادئ الإدارة رسميًا بأنها الأنشطة التي " تخطط وتنظم وتتحكم في السيطرة علي العناصر الأساسية الأشخاص والمواد والآلات والأساليب والأموال والأسواق ، وتوفر التوجيه والتنسيق ، وتعطي القيادة و الادارة للجهود البشرية ، وذلك للتخطيط لتحقيق و تنفيذ الأهداف المنشودة للمؤسسة ".
الإدارة فن أم علم؟!
مثل أي تخصص آخر مثل القانون أو الطب أو الهندسة ، فإن الإدارة هي فن - على الأقل هذا ما يفترضه معظم الناس. يجب التعامل مع مفاهيم الإدارة بشكل فني وممارستها من أجل نجاحها.. من المفهوم أن الإدارة هي القيام بالأشياء بشكل فني في ضوء واقع و بيئة الموقف من خلال خطة ناجحة تقوم علي قياس الموارد الموجودة وقياس مدي ملاءمتها لتنفيذ النمط المطلوب لتحقيق الهدف.
إذا ألقينا نظرة فاحصة عليها ، فإن الإدارة ، عند ممارستها ، هي بالتأكيد فن ولكن تطبيقاتها الأساسية وأساليبها و وضع مبادئها علم. يُعتقد أيضًا أن الإدارة فن يكافح ليصبح علمًا.
الإدارة كفن
إن القوة الشخصية البارعة والخيالية للمدير تضفي على الإدارة نهج الفن. هذه القوة الإبداعية للمدير تثري مهارة أدائه في التواصل و خطط العمل الجماعي .
في الواقع ، ينطوي فن الإدارة على تصور رؤية لكل منظم ، تم إنشاؤه من أجزاء فوضوية والتواصل وتحقيق هذه الرؤية و يمكن أن يطلق على الإدارة اسم "فن الفنون" لأنها تنظم وتستخدم المواهب البشرية للعمل ، والتي هي أساس كل نشاط فني.
الإدارة كعلم
الإدارة عبارة عن مجموعة من المعارف المنظمة التي يتم تجميعها وإنشاءها مع الإشارة إلى ممارسة وفهم و تقييم الحقيقة العامة المتعلقة بالإدارة. صحيح أن العلم الكامن وراء الإدارة ليس دقيقًا أو شاملًا مثل العلوم الفيزيائية (مثل الكيمياء أو الأحياء) التي تتعامل مع الكيانات غير البشرية.
إن إشراك الزاوية البشرية لا يجعل الإدارة معقدة فحسب ، بل تجعلها أيضًا مثيرة للجدل كعلم بحت. ومع ذلك ، فإن دراسة العناصر العلمية في منهجيات الإدارة يمكن بالتأكيد تحسين ممارسة الإدارة.
الإدارة كعلم وفن
يحثنا العلم على مراقبة الظاهرة وتجربتها ، بينما يعلمنا الفن تطبيق المهارة البشرية والخيال على نفس الشيء. من أجل أن يكون ناجحًا ، يحتاج كل مدير إلى القيام بالأشياء بفعالية وكفاءة. هذا يتطلب مزيجًا فريدًا من العلم والفن. يمكننا القول أن فن الإدارة يبدأ من حيث يتوقف علم الإدارة. نظرًا لأن علم الإدارة غير كامل ، يجب على المدير أن يصل إلى القدرة الإدارية الفنية لأداء وظيفة بشكل مُرضٍ من خلال وضع خطوات البرنامج المناسب ويكون لديه الوعي الكامل و الاستراتيجية الصحيحة الخاصة بمهارات العمل في المتابعة والتنفيذ .
المدراء هم القوة الأساسية في نمو مستويات المنظمة وتوسعها. المنظمات الأكبر حجمًا معقدة بشكل خاص نظرًا لحجمها وعمليتها وأفرادها وطبيعة أعمالها. ومع ذلك ، تحتاج المنظمات إلى أن تكون وحدة متماسكة تشمل كل موظف ومواهبهم ، وتوجههم نحو تحقيق أهداف العمل المحددة. هذا مسعى صعب للغاية ، ويتطلب مديرين ذوي كفاءة عالية طوروا السياسات و مهارات إدارة الأفراد والاتصال.
وفيما يلي ابراز لجوانب دور المديرين لكي يتم النجاح :
كل منظمة لديها "مديرين" مكلفين بمسؤولية توجيه العاملين المشاركين في عمل المنظمة لتحقيق أهدافها.
يقوم المديرون بإدارة وتنسيق الموارد بفعالية وكفاءة لتوجيه طاقتهم نحو تحقيق أهداف المنظمة بنجاح. مطلوب مديرين في جميع أنشطة المنظمات. خبرتهم أمر حيوي عبر الإدارات في جميع أنحاء المنظمة .
الإدارة العليا
يقوم كبار المديرين التنفيذيين بتوجيه المنظمة لتحقيق أهدافها ولهم دور فعال في إنشاء رؤية ورسالة المنظمة وهم مركز الفكر الاستراتيجي للمنظمة وتتمثل الإدارة العليا في :
- المدير العام مسؤول عن جميع جوانب الشركة وهو مسؤول عن إدارة بيان الأرباح والخسائر (P&L) للشركة
وعادةً ما يقدم المديرون العامون تقاريرهم إلى مجلس إدارة الشركة أو كبار المديرين التنفيذيين ويأخذون التوجيهات منهم لتوجيه الأعمال
- المدير الوظيفي مسؤول عن وحدة تنظيمية واحدة أو قسم داخل شركة أو مؤسسة. ويساعده بدوره مشرف أو مجموعات من المديرين داخل وحدته / قسمه. وهو مسؤول عن نجاح وربحية القسم .
- مديري الخط والموظفين : المديرون المباشرون مسؤولون مباشرة عن إدارة موظف واحد أو مجموعة من الموظفين. كما أنهم مسؤولون بشكل مباشر عن الخدمة أو خط الإنتاج للشركة. على سبيل المثال ، يكون المدير المباشر في Toyota مسؤولاً عن تصنيع خط إنتاج Corolla وتخزينه وتسويقه وربحيته.
غالبًا ما يشرف مديرو الموظفين على الموظفين الآخرين أو المرؤوسين في المؤسسة ويترأسون عمومًا الإدارات المستهلكة للإيرادات أو الدعم لتزويد المديرين المباشرين بالمعلومات والمشورة.
مدراء مشروع
كل منظمة لديها مشاريع متعددة تعمل في وقت واحد خلال دورة حياتها. مدير المشروع مسؤول بشكل أساسي عن قيادة المشروع من بدايته إلى نهايته. يخطط وينظم الموارد اللازمة لإكمال المشروع. كما سيحدد أهداف المشروع وغاياته ويقرر كيف وفي أي فترات سيتم الانتهاء من تسليمات المشروع.
الأدوار المتغيرة للإدارة والمديرين
كل منظمة لديها ثلاثة أدوار أساسية بين الأشخاص تهتم بالعلاقات الشخصية. يمثل المدير في الدور الصوري المنظمة في جميع الأمور الشكلية. يمثل مدير المستوى الأعلى الشركة قانونيًا واجتماعيًا للعالم الخارجي الذي تتفاعل معه المنظمة.
في الدور الإشرافي ، يمثل المدير فريقه للإدارة العليا. يعمل كحلقة وصل بين الإدارة العليا وفريقه. كما أنه يحافظ على اتصال مع أقرانه خارج المنظمة.
مجموعة أدوار مينتزبرج العشرة
خلص البروفيسور هنري مينتزبيرج ، وهو باحث إداري عظيم ، بعد دراسة المديرين لعدة أسابيع ، إلى أنه لتلبية المتطلبات العديدة لأداء وظائفهم ، يتولى المديرون أدوارًا متعددة.
اقترح أن الدور عبارة عن مجموعة منظمة من السلوكيات. حدد الأدوار العشرة التالية المشتركة لعمل جميع المديرين. تم تقسيم هذه الأدوار إلى ثلاث مجموعات كما هو موضح في الشكل التالي.
الدور الشخصي
Figurehead - لديه مسؤوليات اجتماعية واحتفالية وقانونية.
القائد - يوفر القيادة والتوجيه.
الاتصال - الشبكات والتواصل مع جهات الاتصال الداخلية والخارجية.
الدور المعلوماتي
لمراقبة - يبحث عن المعلومات المتعلقة بمؤسستك وصناعتك ، ويراقب الفرق الداخلية من حيث إنتاجيتها ورفاهيتها.
Disseminator - ينقل المعلومات التي يحتمل أن تكون مفيدة داخليًا.
المتحدث الرسمي - يمثل ويتحدث باسم المنظمة وينقل المعلومات حول المنظمة وأهدافها إلى الأشخاص خارجها.
دور اتخاذ القرار
رائد الأعمال - يخلق ويتحكم في التغيير داخل المنظمة - حل المشكلات وتوليد أفكار جديدة وتنفيذها.
معالج الإزعاج - يقوم بحل وإدارة الحواجز غير المتوقعة.
مُخصص الموارد - يخصص الأموال وتعيين الموظفين والموارد التنظيمية الأخرى.
المفاوض - يشارك في مفاوضات مهمة مباشرة داخل الفريق أو القسم أو المنظمة.
مهارات إدارية
حدد هنري فايول ، وهو منظّر إداري مشهور يُدعى أيضًا باسم أبو الإدارة الحديثة ، ثلاث مهارات إدارية أساسية - المهارات التقنية والمهارات البشرية والمهارات المفاهيمية.
مهارة فنية
المعرفة والمهارات المستخدمة لأداء مهام محددة. يتمتع كل من المحاسبين والمهندسين والجراحين بمهاراتهم الفنية المتخصصة اللازمة لمهنهم. يحتاج المديرون ، وخاصة في المستويات الدنيا والمتوسطة ، إلى مهارات فنية لأداء المهام بفعالية.
المهارات الفنية مهمة بشكل خاص لمديري الخط الأول ، الذين يقضون الكثير من وقتهم في تدريب المرؤوسين والإشراف على مشاكلهم المتعلقة بالعمل.
مهارة بشرية
القدرة على العمل مع الآخرين وفهمهم وتحفيزهم كأفراد أو في مجموعات. وفقًا لمنظر الإدارة Mintzberg ، يقضي كبار المديرين (والمتوسطين) وقتهم: 59 بالمائة في الاجتماعات ، و 6 بالمائة على الهاتف ، و 3 بالمائة في الجولات.
القدرة على العمل مع الآخرين والحصول على التعاون من الناس في مجموعة العمل. على سبيل المثال ، معرفة ما يجب فعله والقدرة على توصيل الأفكار والمعتقدات للآخرين وفهم الأفكار التي يحاول الآخرون نقلها إلى المدير.
المهارة المفاهيمية
القدرة على تصور المشروع ككل ، وتصور جميع الوظائف التي ينطوي عليها موقف أو ظرف معين ، وفهم كيفية اعتماد أجزائه على بعضها البعض ، وتوقع كيف سيؤثر التغيير في أي جزء من أجزائه على الكل.
الإبداع والمعرفة الواسعة والقدرة على تصور الأفكار المجردة. على سبيل المثال ، يتصور العضو المنتدب لشركة اتصالات أهمية تقديم خدمة أفضل لعملائها مما يساعد في النهاية على جذب عدد كبير من العملاء وزيادة غير متوقعة في قاعدة المشتركين والأرباح.
مهارات إدارية أخرى :
إلى جانب المهارات التي تمت مناقشتها أعلاه ، هناك نوعان من المهارات الأخرى التي يجب أن يمتلكها المدير ، وهما مهارة التشخيص والمهارة التحليلية.
مهارة التشخيص - تشخيص مشكلة في المنظمة من خلال دراسة أعراضها. على سبيل المثال ، قد يعاني قسم معين من معدل دوران مرتفع. بمساعدة مهارة التشخيص ، قد يكتشف المدير أن مشرف القسم لديه مهارة بشرية ضعيفة في التعامل مع الموظفين. يمكن بعد ذلك حل هذه المشكلة عن طريق نقل أو تدريب المشرف.
المهارة التحليلية - القدرة على تحديد العناصر الحيوية أو الأساسية في موقف معين ، وتقييم الترابط بينها ، وتحديد العناصر التي يجب أن تحظى بأكبر قدر من الاهتمام. تمكن هذه المهارة المدير من تحديد الاستراتيجيات الممكنة واختيار الأنسب للموقف.
على سبيل المثال ، عند إضافة منتج جديد إلى خط الإنتاج الحالي ، قد يقوم المدير بتحليل المزايا والمخاطر في القيام بذلك وتقديم توصية إلى مجلس الإدارة الذي يتخذ القرار النهائي .